タスク・フロー・システムで考える業務改善【タスク】

判断・入力・ばらつき・記憶・探索・習得を前提としたタスクはなくしましょう。いきなり６つすべては難しいですが、ひとつでも減らせれば体感かなり楽になるはずです。

判断なし　　判定ロジックを単純化し、可能であれば自動化しましょう。人間が考えるより機械が処理したほうが早く、正確です。

入力なし　　兎にも角にもコピペで済むようにしましょう。右利きの場合右手はマウス、左手小指は[Ctrl]・薬指は[A]・人差し指で[C]と[V]で固定が理想です。

ばらつきなし　　作業を統一しましょう。例えば、毎日朝の挨拶をチャットする決まりがあるなら、「おはようございます」以外は打たないと決めて明日からはコピペで対応しましょう。

記憶なし　　タスクや進捗を記憶に頼るのはやめましょう。人間は通常忘れるものだと考え、見て確認できる状態にしましょう。タスク・進捗の見える化によって、属人化も予防できます。

探索なし　　作業時の参照資料をなくしましょう。ゼロにできなくても減らしましょう。"判断なし"と重複する部分がありますが、自動で結果が出るように出来るのがベストです。資料を見ないとできない作業そのものをなくす、でもOKです。資料を開かない分、PCの動きも軽くなりますよ。

習得なし　　一人前になるまでの期間を減らしましょう。煩雑な作業はミスを引き起こしますし、属人化につながります。管理職の立場なら、新入社員の教育工数削減、ベテランさんの急な離職・休職リスク回避といいことづくめです。ベテランさんでできている組織では効果が見えにくいので優先順位が落ちがちですが、私はこれを重く考えています。

大きく分類すると作業を減らす（入力なし・探索なし）と考えないようにする（判断なし・ばらつきなし・記憶なし・習得なし）に分けられます。作業を減らす → 業務効率向上は想像しやすいので割愛しますが、考えを減らす方はないがしろにしがちなのではと思います。頭使うのって意外と疲れるので、とにかく何も考えずに作業できる状態にもっていきましょう。あと人間の作業精度って低いので、あまり自分を信じすぎないほうがいいですね...。

お気づきだと思いますが、これらは完全には独立してませんので、ひとつ改善したら自動的に他のも改善されると思います。例えば、ばらつきをなくしたら判断も入力も減るはずですし、探索には判断が付随しますよね。あくまで切り口として考えていただけたら幸いです。