タスク・フロー・システムで考える業務改善【フロー】

フローを見直す前に、役職やポジションを基準に各担当者・部署の役割と責任範囲を明確にしましょう。このとき、個人を基準にすると、異動や退職のたびにフローの見直しが必要になるほか、作業の偏りによって公平感や納得感が損なわれる可能性があります。

必ず、誰が見ても役割と責任範囲が明確で、納得感のある分担にしましょう。

上記を踏まえたうえで、フローの逆流・重複作業・過剰な経由を削りましょう。

逆流なし　　作業が前工程に戻る流れをなくしましょう。例えば、後工程の担当者から指定を受けないと前工程の作業を完了できないなら、あらかじめ指定内容を確認できる仕組みを作りましょう。担当者間で作業を何度も行き来させず、一方向に進めるのが理想です。

重複なし　　同じ確認や処理を複数の工程で行うのはやめましょう。例えば、前工程で確認した情報の妥当性を、後工程でも確認している場合、本当に両方の確認が必要なのか考えましょう。ダブルチェックは効果的な場合もありますが、過剰になっていないか、前工程内で完結できないかを考えましょう。

経由なし　　不要な人や部署を経由するのはやめましょう。例えば、AさんからBさんに情報を引き継ぐだけなのに、間にCさんが入っているなら、直接引き継げないかを考えましょう。経由する人が増えるほど待ち時間や伝達ミスが発生しやすくなるため、できるだけ短い経路で完結させましょう。

注意したいのは、確認やフォローアップの機会が減る分、各担当者・部署の作業精度を確保する必要があることです。

フローと併せて個々のタスクも見直し、ミスが起こりにくい作業にしましょう。

すべての工程を減らすのではなく、承認など業務上必要な工程は残し、それぞれの必要性を見極めて取捨選択することが大切です。